Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

Contexte et mission

Basé à Genève, avec un taux d'activité compris entre 80 et 100 %, vous rejoindrez une équipe dédiée aux projets de construction. Votre rôle central consistera à assurer le soutien administratif quotidien de cette équipe, garantissant ainsi la fluidité des opérations et la rigueur des processus internes.

Responsabilités principales

• Assurer la gestion de la boîte e-mail du département, du courrier entrant et sortant, ainsi que des correspondances courantes.
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires.
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique.
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients.
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis.
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances ainsi que les données administratives, contractuelles et financières des projets.
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires.
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures.
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives.
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets.
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets.
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.

Profil recherché

• CFC d'employé·e de commerce ou formation jugée équivalente.
• Première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets.
• Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout.
• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Connaissances de base de l'allemand souhaitées ; des connaissances en anglais constituent un atout.
• Très bonne maîtrise de l'environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage.
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches.
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l'exécution des activités administratives.
• Approche proactive, capacité d'anticipation et esprit d'initiative.
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe.
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs.
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d'ensemble en période de forte activité.
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration.
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel.

Notre entreprise

Chez ISS Suisse, nous veillons chaque jour au bon fonctionnement et au confort des bureaux, laboratoires, aéroports, sites de production, gares, écoles et hôpitaux. Nos plus de 14'000 collaboratrices et collaborateurs créent, dans toute la Suisse, des espaces de vie dans lesquels plus d'un million de personnes se sentent bien et peuvent s'épanouir au quotidien.

ISS est synonyme d'innovation, de qualité de service et de proximité avec la clientèle. Leader sur notre marché, nous proposons des emplois stables, des perspectives de développement variées et une culture d'entreprise fondée sur l'estime, la sécurité au travail et la responsabilité. Cette culture est concrétisée par cinq programmes dédiés, plus de 200 formations et perfectionnements, ainsi que par l'utilisation systématique de produits et solutions durables.