Assistent Büro des Verwaltungsrats (w/m/d)

Vielseitige Unterstützung im VR-Büro

In dieser abwechslungsreichen Funktion bist du Teil des VR-Büros und arbeitest nahe an den obersten Organen der Mobiliar. Du erhältst einen tiefen Einblick in die Corporate Governance eines genossenschaftlich verankerten Unternehmens. In einem kleinen Team stehst du dabei in engem Kontakt mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.

Deine Aufgaben

• Organisation der Delegiertenversammlung und der regionalen Delegiertenanlässe in Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
• Vorbereitung von Einladungen, Detailprogrammen, Präsentationen, Drehbüchern und weiteren Unterlagen sowie Koordination des Versands.
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Verwaltungsrats der Schweizerischen Mobiliar Genossenschaft.
• Betreuung der Delegierten in administrativen Belangen, Führung der Mitglieder- und Adressverwaltung sowie Bearbeitung von Entschädigungen und weiteren organisatorischen Aufgaben.
• Mitwirkung bei der Organisation und Administration der Delegiertenwahlen sowie Führung der entsprechenden Korrespondenz.
• Unterstützung des Generalsekretärs in organisatorischen und administrativen Belangen.

Dein Profil

• Kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenz-, Sekretariats- oder vergleichbaren Funktion.
• Selbstständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Organisationstalent und der Fähigkeit, auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Diskretion und ein souveräner Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen.
• Sehr gute Anwenderkenntnisse der Microsoft-365-Anwendungen, einschliesslich Microsoft Copilot, sowie von ChatGPT; Offenheit und Interesse, die Möglichkeiten von KI im Arbeitsalltag aktiv zu nutzen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Französischkenntnisse.

Arbeitsumfeld und Rahmenbedingungen

Dich erwartet ein kleines, eingespieltes Team mit kurzen Wegen und einer engen Zusammenarbeit. Die Funktion als Assistenz des Generalsekretärs nimmst du gemeinsam mit einer Kollegin im Teilzeitpensum wahr. Aufgrund der Termine unserer Organe ist punktuell ein Einsatz am Abend erforderlich. Im Übrigen bietet die Funktion ein gut planbares Teilzeitpensum und viel Abwechslung und persönlichen Kontakt. Dein Arbeitsort ist Bern und das Arbeitspensum beträgt 60% oder 70%.

Wir bieten

• Vereinbarkeit: Flexible Arbeitsmodelle, 20 Wochen Mutterschafts- sowie 6 Wochen Vaterschaftsurlaub, überdurchschnittliche Familienzulagen und eine nachhaltig finanzierte Pensionskasse.
• Weiterbildung und Entwicklung: Vielfältiges internes Kursangebot, Teilnahme an möglichen Auslandsprogrammen und grosszügige Beteiligung an jobrelevanten, externen Weiterbildungen.
• Vergünstigungen: Bis zu 25% Prämienrabatt, ein Halbtax-Abonnement, Rabatte auf Mobiltelefone, kostenlose Abonnemente mit Flatrate und Ermässigungen bei kulturellen Veranstaltungen.