Executive Assistant & Office Managerin (60 %)

Manche Menschen sehen Aufgaben. Du siehst Lösungen.

Bei der Cocon family begleiten wir Kinder, Jugendliche und Familien in herausfordernden Lebenssituationen. Unsere Fachpersonen leisten täglich anspruchsvolle und wertvolle sozialpädagogische Arbeit. Damit sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können, braucht es im Hintergrund Menschen, die mitdenken, organisieren und Verantwortung übernehmen. Menschen wie dich.

Deine Rolle bei Cocon family

Als Executive Assistant & Office Managerin bist du eine zentrale Drehscheibe unseres Unternehmens. Du arbeitest eng mit unserer Geschäftsführung, der Unternehmensentwicklung und unseren Fachpersonen zusammen. Du sorgst dafür, dass Informationen fließen, Termine eingehalten werden und aus offenen Aufgaben konkrete Ergebnisse entstehen.

Du wartest nicht darauf, dass dir jemand jeden nächsten Schritt erklärt. Du erkennst, was gebraucht wird, setzt Prioritäten und packst an. Dabei hast du sowohl mit Menschen als auch mit Zahlen, Dokumenten und digitalen Systemen zu tun.

Was deinen Arbeitsalltag spannend macht

• Du bringst Menschen und Informationen zusammen. Neue Fallanfragen nimmst du entgegen, koordinierst die nächsten Schritte und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Du begleitest die administrative Eröffnung neuer Aufträge und behältst wichtige Unterlagen, Kostengutsprachen und Fristen im Blick.
• Du sorgst dafür, dass unsere Organisation funktioniert. Du koordinierst Termine, bereitest Sitzungen vor, führst Protokolle und verfolgst Pendenzen. Gleichzeitig kümmerst du dich um die allgemeine Korrespondenz, das Office Management und die Zusammenarbeit mit internen und externen Ansprechpartnern.
• Du arbeitest sorgfältig mit Zahlen und Dokumenten. Du unterstützt bei der Erstellung und Kontrolle von Leistungsabrechnungen, pflegst unsere Dokumentenablage und stellst sicher, dass administrative Vorgänge vollständig und nachvollziehbar bearbeitet werden.
• Du unterstützt unsere Mitarbeitenden. Du hilfst bei administrativen Personalprozessen, koordinierst interne Weiterbildungen und unterstützt bei der Organisation von Eintritten, Austritten und weiteren HR-Aufgaben.
• Du gestaltest unsere Zukunft mit. Wir entwickeln unsere Organisation laufend weiter. Digitalisierung, Automatisierung und der sinnvolle Einsatz künstlicher Intelligenz sind dabei wichtige Themen. Du bringst eigene Ideen ein, hinterfragst bestehende Abläufe und hilfst uns, die Administration einfacher, schneller und besser zu machen.

Was wir an dir schätzen

Du bist ein Mensch, auf den man sich verlassen kann. Du arbeitest strukturiert, sorgfältig und selbstständig. Auch wenn mehrere Dinge gleichzeitig passieren, bleibst du ruhig, freundlich und lösungsorientiert. Du kommunizierst klar, denkst voraus und hast den Mut, Dinge anzusprechen, wenn sie verbessert werden können. Und ganz wichtig: Du bringst Humor mit. Denn bei aller Professionalität darf bei uns auch gelacht werden.

Fachlich wünschen wir uns

• Eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation bildet eine gute Grundlage. Du hast bereits einige Jahre Erfahrung in der Administration, im Office Management oder in der Assistenz einer Geschäftsleitung gesammelt.
• Du beherrschst die gängigen MS-Office-Anwendungen, arbeitest gerne mit digitalen Hilfsmitteln und verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse.
• Erfahrung im Sozialwesen ist willkommen, aber keine Voraussetzung. Viel wichtiger sind uns deine Persönlichkeit, deine Zuverlässigkeit und deine Bereitschaft, Neues zu lernen.

Was dich bei uns erwartet

Ein Arbeitsplatz mit Sinn. Und mit Gestaltungsspielraum. Bei Cocon arbeitest du in einem Unternehmen, dessen Tätigkeit einen direkten gesellschaftlichen Beitrag leistet. Gleichzeitig sind wir eine Organisation, die sich weiterentwickelt und neue Wege geht.

Du findest bei uns kurze Entscheidungswege, direkten Kontakt zur Geschäftsführung und die Möglichkeit, deine Ideen tatsächlich umzusetzen. Wir wünschen uns jemanden, der Verantwortung übernehmen und gemeinsam mit uns wachsen möchte. Du erhältst Raum, deine Aufgaben selbstständig zu gestalten, dich fachlich weiterzuentwickeln und mit der Zeit zusätzliche Verantwortung zu übernehmen.