Office Coordinator pour Academic Work à 40% - Etudiant

Accompagner la vie quotidienne de notre bureau genevois

Chez Academic Work, nous accompagnons depuis près de 30 ans les professionnels en début de carrière. Ce qui nous distingue ? Une culture d'entreprise forte et un engagement sans faille de nos collaborateurs. Et c'est là que tu entres en jeu : nous recherchons un Office coordinator à 40% pour accompagner la vie quotidienne de notre bureau genevois.

Dans ce rôle, tu es le point de contact central du bureau : tu fais en sorte que tout marche - de la machine à café aux présentations pour le Branch Manager. Tu es à la fois chef-fe d'orchestre logistique, problem solver du quotidien et garant·e du bon fonctionnement de l'office face à des équipes commerciales exigeantes. En bref, la personne sans qui le bureau ne tournerait pas aussi bien.

Tâches

• Gérer l'organisation du bureau : commandes de fournitures, demandes internes (matériel, IT), suivi des consommables, installation des postes de travail
• Être l'interlocuteur·trice des prestataires externes (nettoyage, conciergerie, livraisons, etc.)
• Créer des présentations hebdomadaires et soutenir le Branch Manager dans la diffusion des communications
• Piloter la conception et la logistique des événements internes avec une énergie fédératrice (des apéritifs hebdomadaires à la Christmas party)
• Gérer les dépenses liées à l'office management et assurer la coordination avec l'équipe Finance
• Suivre et traiter les appels ainsi que les e-mails de contact / info

Nous cherchons

Tu es idéalement :

• Étudiant·e inscrit·e pour encore au moins 12 mois
• Doté·e d'un vrai sens du service, tu sais aussi dire non et prioriser
• Organisé·e, réactif·ve et doté·e d'une excellente résistance au stress pour garder la tête froide face aux imprévus et aux urgences
• Porté·e par une énergie positive et communicatif·ve, tu contribues naturellement à une bonne ambiance de travail
• À l'aise avec la suite Google Office (Google sheet, Google slide, etc.)
• Fluent en français, avec un très bon niveau d'anglais (C1)
• Disponible à 40 % (4 shifts par semaine) avec présence obligatoire le lundi matin et jeudi après-midi, plus deux shifts supplémentaires au choix entre les lundis, mardis, mercredis et jeudis
• Flexible jusqu'à 50 % sur certaines périodes (fin mars par exemple)
• Motivé·e à participer aux événements marquants de la Branch (Goal Trip, Summer, Autumn, Christmas)