Projektleitung Logistik und Event

Ihre Herausforderung

Als Projektleitung Logistik und Events sind Sie verantwortlich für die operative Vorbereitung und erfolgreiche Durchführung des Homeless World Cup Zürich 2028 in den Bereichen Venue, Infrastruktur, Catering, Sicherheit und Bewilligungen. Sie stellen sicher, dass sich die rund 800 Gäste sicher, wohl und willkommen fühlen, und sorgen dafür, dass alle Abläufe des Grossanlasses reibungslos ineinandergreifen.

Sie tragen in Ihrem Bereich die Verantwortung, um in einem kleinen Team für ein sicheres, würdevolles und herzliches Gästeerlebnis zu sorgen. Dafür arbeiten Sie eng mit der Geschäftsleitung, den weiteren Projektleitungen sowie externen Partnern und Behörden – insbesondere der Stadt Zürich – zusammen.

Ihre Hauptaufgaben

• Infrastruktur, Transport und Catering
• Planung, Koordination und Umsetzung der Venue- und Infrastrukturkonzepte (Spielfelder, Aufbau, Betrieb, Rückbau)
• Zusammenarbeit mit Venue-Betreibenden, Stadt Zürich und weiteren Verantwortlichen
• Erstellung von Zeitplänen, Abläufen und Ressourcenplanung für sämtliche Bereiche vor Ort vor, während und nach dem Anlass
• Konzeption und Organisation von Verpflegung (Catering) für Gäste, Teams, Freiwillige und Mitarbeitende
• Evaluation, Auswahl und Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern
• Zusammenarbeit mit dem Freiwilligenmanagement für den Einsatz von Freiwilligen in der Logistik
• Planung und Steuerung der Abläufe rund um Anreise, Betreuung und Abreise der Gäste
• Bewilligungen und Sicherheit
• Einholung und Koordination aller erforderlichen Genehmigungen und Bewilligungen
• Vorbereitung und Prüfung von Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern
• Erarbeitung und Umsetzung von Sicherheitskonzepten; Risikobeurteilung und Notfallplanung gemeinsam mit der Geschäftsleitung und den Behörden
• Budget und Controlling
• Budgetierung und Einhaltung der Budgets für die Bereiche Logistik, Infrastruktur und Event
• Regelmässiges Reporting an die Geschäftsleitung

Ihr Profil

• Mehrjährige, nachweisbare Erfahrung in der Organisation und Durchführung anspruchsvoller grosser Events
• Fundierte Erfahrung in Logistik, Venue-Management, Catering und Transport
• Erfahrung mit Bewilligungsverfahren, Sicherheitskonzepten und Behördenkontakten
• Erfahrung in der Steuerung von Lieferanten und Dienstleistern sowie im Verhandeln und Vertragswesen
• Ausgeprägte organisatorische und kommunikative Fähigkeiten; strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Identifikation mit den Werten des HWC Zürich 2028 (soziale Nachhaltigkeit, Teamgeist) und Interesse an Themen wie Ausgrenzung und Obdachlosigkeit
• Gute lokale Verankerung in Zürich
• Bereitschaft, in einem kleinen Team Grosses zu bewegen

Rahmenbedingungen

• Mandat im Teilzeitpensum bis Ende 2028, Verrechnung nach Aufwand
• Geschätzte Jahresarbeitszeit: 2027 20-40%, 2028 40-60%
• Fachliche Führung durch die Geschäftsleitung; Mitglied des kleinen Teams der Geschäftsstelle
• Mandatsbeginn: 1. Januar 2027