Secrétaire de direction et RH

Coordination et supervision des activités du secrétariat

Assurer la coordination et la supervision des activités du secrétariat, tout en apportant un soutien administratif et organisationnel à la direction. Être responsable de la gestion administrative des ressources humaines et veiller à l'application des processus RH en vigueur. Par le sens de l'organisation, l'esprit d'initiative et la capacité à coordonner les activités, contribuer au bon fonctionnement de l'établissement et à l'amélioration continue des prestations administratives.

Responsabilités

• Organisation, coordination et supervision des activités du secrétariat, ainsi qu'encadrement et accompagnement de l'équipe administrative
• Élaboration, mise en œuvre et actualisation des procédures administratives dans une démarche d'optimisation des processus et d'amélioration continue
• Soutien administratif et organisationnel à la direction, notamment dans la gestion des échéances, la préparation des dossiers et le suivi des décisions
• Gestion administrative des ressources humaines, notamment des dossiers du personnel, des recrutements, des absences, des données salariales et de la formation continue
• Conseil et soutien aux collaborateur·trice·s et à la direction sur les questions administratives et RH, en collaboration avec l'unité RH de la DGEP
• Recrutement, encadrement et formation des apprenti·e·s et stagiaires du secrétariat
• Coordination et participation aux opérations d'envergure de l'établissement, notamment la rentrée scolaire, les promotions et les manifestations
• Gestion des communications administratives et collaboration avec les différents partenaires internes et externes de l'établissement

Qualifications

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce, complété par un Brevet fédéral d'assistant·e de direction
• Certificat d'assistante·e en gestion du personnel
• Formation pour formateur·trice CFFE
• Formation complémentaire en conduite d'équipe souhaitée
• Expérience professionnelle avérée dans un poste de secrétaire de direction au sein d'une grande entreprise ou dans le secteur public ou parapublic, minimum 7 ans
• Aptitudes à l'encadrement d'équipe, sens des responsabilités et capacité à prendre des décisions
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, avec une vision globale des activités
• Sens du service public, aisance relationnelle, discrétion et capacité à communiquer avec des interlocuteur·trice·s varié·e·s
• Autonomie, flexibilité, proactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique
• Très bonnes connaissances des outils informatiques, en particulier des logiciels de bureau (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, FileMaker pro, etc.)

Contexte institutionnel

La Direction générale de l’enseignement postobligatoire (DGEP) assure les formations qui se situent entre la fin de l’enseignement obligatoire et l’enseignement supérieur, soit la formation professionnelle et l’enseignement gymnasial. L’Office cantonal d'orientation scolaire et professionnelle (OCOSP), qui a pour mission de favoriser l’intégration professionnelle et l’employabilité de toute personne en situation de choix de formation, lui est également rattaché, ainsi qu’une série de prestations destinées aux jeunes en transition ou allophones. Son but est d’ouvrir à toutes et tous les portes d’un projet personnel et professionnel pour amener le plus grand nombre à un titre de formation postobligatoire reconnu.

Avantages de l'employeur

L’Etat de Vaud propose une grande diversité d’emplois et d’opportunités d’évolution. Les conditions de travail ont comme ligne directrice les thématiques d’égalité, d’inclusion, de durabilité et d’éthique professionnelle dans un environnement propice à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.