Secrétaire de direction et RH

Votre rôle au sein de l'établissement

En tant que secrétaire de direction et des ressources humaines au Gymnase de Chamblandes, vous assurez la coordination et la supervision des activités du secrétariat. Vous apportez un soutien administratif et organisationnel essentiel à la direction. Vous êtes également responsable de la gestion administrative des ressources humaines et veillez à l'application rigoureuse des processus RH en vigueur. Par votre sens de l'organisation, votre esprit d'initiative et votre capacité à coordonner les activités, vous contribuez directement au bon fonctionnement de l'établissement et à l'amélioration continue des prestations administratives.

Vos responsabilités principales

• Organisation, coordination et supervision des activités du secrétariat, ainsi qu'encadrement et accompagnement de l'équipe administrative.
• Élaboration, mise en œuvre et actualisation des procédures administratives dans une démarche d'optimisation des processus et d'amélioration continue.
• Soutien administratif et organisationnel à la direction, notamment dans la gestion des échéances, la préparation des dossiers et le suivi des décisions.
• Gestion administrative des ressources humaines, incluant les dossiers du personnel, les recrutements, les absences, les données salariales et la formation continue.
• Conseil et soutien aux collaborateur·trice·s et à la direction sur les questions administratives et RH, en collaboration avec l'unité RH de la DGEP.
• Recrutement, encadrement et formation des apprenti·e·s et stagiaires du secrétariat.
• Coordination et participation aux opérations d'envergure de l'établissement, notamment la rentrée scolaire, les promotions et les manifestations.
• Gestion des communications administratives et collaboration avec les différents partenaires internes et externes de l'établissement.

Vos qualifications et compétences

• Titulaire d'un CFC d'employé·e de commerce, complété par un Brevet fédéral d'assistant·e de direction.
• Certificat d'assistante·e en gestion du personnel.
• Formation pour formateur·trice CFFE.
• Formation complémentaire en conduite d'équipe souhaitée.
• Expérience professionnelle avérée dans un poste de secrétaire de direction au sein d'une grande entreprise ou dans le secteur public ou parapublic, minimum 7 ans.
• Aptitudes à l'encadrement d'équipe, sens des responsabilités et capacité à prendre des décisions.
• Excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, avec une vision globale des activités.
• Sens du service public, aisance relationnelle, discrétion et capacité à communiquer avec des interlocuteur·trice·s varié·e·s.
• Autonomie, flexibilité, proactivité et capacité à gérer les priorités dans un environnement dynamique.
• Très bonnes connaissances des outils informatiques, en particulier des logiciels de bureau (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, FileMaker pro, etc.).

Qui sommes-nous ?

La Direction générale de l'enseignement postobligatoire (DGEP) assure les formations qui se situent entre la fin de l'enseignement obligatoire et l'enseignement supérieur, soit la formation professionnelle et l'enseignement gymnasial. L'Office cantonal d'orientation scolaire et professionnelle (OCOSP), qui a pour mission de favoriser l'intégration professionnelle et l'employabilité de toute personne en situation de choix de formation, lui est également rattaché, ainsi qu'une série de prestations destinées aux jeunes en transition ou allophones. Son but est d'ouvrir à toutes et tous les portes d'un projet personnel et professionnel pour amener le plus grand nombre à un titre de formation postobligatoire reconnu.

Pourquoi rejoindre l'État de Vaud ?

L'État de Vaud propose une grande diversité d'emplois et d'opportunités d'évolution. Les conditions de travail ont comme ligne directrice les thématiques d'égalité, d'inclusion, de durabilité et d'éthique professionnelle dans un environnement propice à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.