Aide Administrative - Département Projets de Construction (a)

Un environnement où votre rigueur fait la différence

Rejoignez une équipe dynamique où votre contribution administrative est essentielle au bon déroulement des projets de construction. Basé à Genève, vous intégrerez un collectif qui veille chaque jour au confort et au fonctionnement de lieux variés, tels que des bureaux, des laboratoires, des aéroports, des sites de production, des gares, des écoles et des hôpitaux. Au sein de cette structure, plus de 14'000 collaboratrices et collaborateurs créent des espaces de vie où plus d'un million de personnes s'épanouissent au quotidien.

Vos missions au quotidien

Votre rôle consiste à assurer le soutien administratif quotidien de l'équipe en charge des projets de construction. Vous serez le point de contact central pour la gestion des flux d'informations et des documents.

• Gérer la boîte e-mail du département, le courrier entrant et sortant ainsi que les correspondances courantes.
• Créer, organiser, mettre à jour et archiver les dossiers de projet sous format numérique et physique.
• Ouvrir, suivre et clôturer les projets dans les outils internes et les plateformes des clients.
• Assurer la saisie, le classement et la transmission des documents conformément aux processus définis.
• Tenir à jour les tableaux de suivi, les échéances et les données administratives, contractuelles et financières des projets.
• Préparer les offres, demandes de crédit, contrats et commandes destinés aux fournisseurs et mandataires.
• Effectuer un premier contrôle administratif des contrats, commandes et factures.
• Suivre les circuits de validation des documents et accompagner les partenaires externes dans leurs démarches administratives.
• Traiter et suivre les factures fournisseurs ainsi que la facturation mensuelle des projets.
• Préparer les décomptes finaux et accompagner la clôture administrative des projets.
• Gérer les fournitures, le matériel et les logiciels nécessaires au bon fonctionnement de l'équipe.
• Contacter et relancer les interlocuteurs internes et externes afin de réunir les informations et documents nécessaires.

Votre profil

Vous possédez une formation d'employé·e de commerce (CFC) ou une formation jugée équivalente. Une première expérience de 1 à 2 ans dans une fonction administrative, idéalement dans un environnement de gestion de projets, est requise. Une connaissance du secteur de la construction constitue un atout majeur.

• Excellente maîtrise du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Connaissances de base de l'allemand souhaitées ; des connaissances en anglais constituent un atout.
• Très bonne maîtrise de l'environnement Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook.
• La connaissance de SAP, InvoiceR, CAFM Archibus ou Messerli constitue un gros avantage.
• Aisance avec les environnements de travail à distance, notamment Citrix, appréciée.
• Excellentes capacités d'organisation et aptitude à gérer simultanément plusieurs tâches.
• Sens des priorités, fiabilité et rigueur dans l'exécution des activités administratives.
• Approche proactive, capacité d'anticipation et esprit d'initiative.
• Autonomie dans le travail, tout en appréciant la collaboration en équipe.
• Communication aisée, sens du service et facilité dans les interactions avec différents interlocuteurs.
• Flexibilité et capacité à garder une bonne vue d'ensemble en période de forte activité.
• Fort intérêt pour les activités de saisie et les tâches répétitives, de contrôle et de suivi nécessitant précision, constance et concentration.
• Disponibilité pour prendre en charge ponctuellement des tâches variées dépassant le périmètre administratif habituel.

Nous vous offrons

Chez ISS Suisse, nous sommes synonymes d'innovation, de qualité de service et de proximité avec la clientèle. Leader sur notre marché, nous proposons des emplois stables et des perspectives de développement variées. Notre culture d'entreprise est fondée sur l'estime, la sécurité au travail et la responsabilité, concrétisée par :

• Cinq programmes dédiés au bien-être et au développement.
• Plus de 200 formations et perfectionnements disponibles.
• L'utilisation systématique de produits et solutions durables.

Le taux d'activité est compris entre 80 et 100 %, avec une date de début à convenir.