Assistant(e) Administration des Ventes Export (H/F)

Un rôle central dans la logistique internationale

Fondée en 1941 et basée à Renens, TESA SA fabrique et commercialise des instruments de mesure de précision, gage de qualité, fiabilité et longévité. Depuis plus de 70 ans, l'entreprise se distingue par l'excellence de ses produits, son savoir-faire unique en micromécanique et usinage de précision, ainsi que son expérience éprouvée dans la métrologie dimensionnelle. Leader mondial des mesureurs verticaux, TESA propose une vaste gamme d'instruments, notamment des pieds à coulisse, micromètres, comparateurs, indicateurs à levier et palpeurs inductifs. La marque s'impose comme une référence dans le contrôle d'entrée, les ateliers de production et les laboratoires de contrôle qualité, servant les industries mécanique, micromécanique, automobile, aéronautique, horlogère et médicale via un réseau de distribution international. Depuis 2023, TESA fait partie de Hangzhu Great Star, fournisseur leader mondial dans l'outillage industriel.

Le poste

Les produits partent chaque jour aux quatre coins du monde. Entre une commande à Singapour, un dossier douanier pour le Brésil et une livraison partielle à arbitrer avec la production, l'administration des ventes tient la promesse faite au client. Pour le site de Renens, nous recherchons un(e) professionnel(le) capable de gérer en toute autonomie un portefeuille de clients internationaux, de l'offre jusqu'à l'encaissement. Ce rôle implique de veiller à l'exactitude des données dans l'ERP et à la conformité réglementaire et documentaire de chaque expédition. En tant qu'interlocuteur(trice) de référence, vous connaissez les dossiers de vos clients, anticipez les aléas et offrez une relation de qualité, quels que soient leur pays ou leur langue.

Vos missions

• Gestion des offres et du carnet de commandes (ERP / SAP)
  • Saisir, contrôler et suivre les offres et les commandes dans SAP, jusqu'à la facturation.
  • Piloter le carnet de commandes : délais, reliquats, livraisons partielles, commandes bloquées.
  • Établir la documentation d'exportation et veiller à sa conformité : Incoterms®, certificats d'origine, crédits documentaires, règles de contrôle à l'export.
  • Organiser les expéditions avec les transitaires et transporteurs.
  • Traiter les réclamations, les retours et les avoirs jusqu'à la clôture du dossier.
  • Suivre les chiffres du portefeuille et alerter sur les écarts.
• Relation commerciale internationale
  • Être l'interlocuteur unique et identifié du client pour toute la partie administrative et logistique de sa commande (principe « one face to the customer »).
  • Répondre aux demandes clients — disponibilité, délai, prix, documentation — dans les délais de service définis, en anglais et dans les autres langues du portefeuille.
  • Informer proactivement le client de tout aléa (retard, rupture, modification) et proposer une solution avant qu'il n'ait à relancer.
  • Rédiger une correspondance commerciale professionnelle, exacte et adaptée au contexte culturel de l'interlocuteur.
  • Appuyer les responsables de zone, agents et distributeurs dans la préparation des visites et des revues de portefeuille.
  • Contribuer à la fidélisation : connaître les habitudes, les contraintes et les enjeux de ses clients clés.
• Export, douane et conformité
  • Établir et contrôler la documentation d'exportation : facture commerciale et proforma, liste de colisage, certificat d'origine, EUR.1 / ATR, déclaration d'origine sur facture, documents de transport.
  • Appliquer les Incoterms® 2020 et vérifier leur cohérence avec le mode de transport, l'assurance et la répartition des coûts et des risques.
  • Organiser les expéditions avec les transitaires et transporteurs (routier, aérien, maritime, express) et contrôler les cotations et les délais.
  • Traiter les crédits et remises documentaires avec la comptabilité : conformité des documents, respect strict des délais de présentation.
  • Appliquer les contrôles à l'exportation : classement douanier des produits, vérification des listes de sanctions et embargos, vigilance sur les destinations et usages sensibles, escalade immédiate des cas douteux.
  • Appliquer les règles d'expédition des marchandises dangereuses lorsque le produit le requiert (ADR / IATA / IMDG), en lien avec les personnes certifiées de l'entreprise.
  • Constituer, contrôler et archiver les dossiers d'expédition à des fins de traçabilité et d'audit.
• Suivi chiffré et pilotage du portefeuille
  • Extraire et exploiter les données de l'ERP (offres, commandes, stocks, livraisons, facturation) pour alimenter les tableaux de suivi hebdomadaires et mensuels.
  • Suivre et commenter les indicateurs du portefeuille : chiffre d'affaires facturé, carnet de commandes, taux de service, retards, encours.
  • Contrôler les prix, marges, remises, échelles de prix et conditions particulières ; alerter en cas d'écart ou d'incohérence.
  • Vérifier les calculs de frais de transport, de taxes, de conditions de paiement et de conversion de devises avant tout engagement auprès du client.
  • Surveiller l'encours et les retards de paiement du portefeuille avec le credit management et contribuer aux relances.
  • Produire des analyses ponctuelles à la demande : évolution d'un client, saisonnalité, taux de transformation des offres, causes de retard.
• Service après-vente, litiges et retours
  • Enregistrer et instruire les réclamations clients : qualité, quantité, transport, facturation.
  • Gérer les retours de marchandises : autorisation, réception, valorisation, taux d'avoir appliqué, émission de l'avoir après validation.
  • Piloter les dossiers de litige jusqu'à leur clôture en documentant les échanges, les décisions et les gestes commerciaux consentis.
  • Assurer le lien avec la qualité et le service technique pour les demandes de réparation, d'étalonnage ou d'expertise.
• Amélioration continue et contribution collective
  • Appliquer les procédures ADV, export et SAV, et proposer leur mise à jour lorsque la pratique le justifie.
  • Participer aux projets ERP et de digitalisation (montée de version, nouvelles transactions, flux EDI, portails clients) : tests, recettes, documentation.
  • Assurer la polyvalence et le back-up d'un ou plusieurs marchés en cas d'absence d'un collègue.
  • Accompagner et former les nouveaux arrivants sur les processus du poste.

Votre profil

• Formation en commerce international ou en logistique, complétée par 3 à 5 ans d'expérience en ADV export, de préférence en environnement industriel.
• Maîtrise de SAP, utilisé quotidiennement sans assistance.
• Parfaite maîtrise du français et de l'anglais ; l'allemand ou une autre langue est un atout sérieux.
• Aisance avec les chiffres : vérification des prix, marges et calculs de frais avant envoi.
• Rigueur, organisation et sens du service, même sous pression.
• Disposer de la nationalité suisse ou UE/AELE, ou d'un permis de travail valable (permis G bienvenu).

Conditions

• Type de contrat : CDI
• Entrée en service : 01.04.2027
• Rattachement hiérarchique : Internal Sales and Import/Export Manager