Billing and Admin Assistant - Law Firm

Accompagnement d'associés au sein d'un cabinet d'avocats international

Basé dans le centre de Paris, ce rôle consiste à accompagner deux associés au sein d'un cabinet d'avocats international. La position est fortement orientée vers la facturation et requiert une expérience solide en billing juridique.

Missions et responsabilités

• Gestion de l'ensemble du processus de facturation sur Aderant, en collaboration avec les avocats de l'équipe et les interlocuteurs clients (émission des prebills, modifications en fonction des changements demandés par les avocats, ajustement des narratifs, des temps, write-offs, etc.)
• Travail en binôme ou trinôme avec d'autres assistants
• Ouverture de dossiers, préparation des vérifications LCB-FT, conflict checks et formalités de Due Diligence en lien avec les avocats et les équipes dédiées
• Mise à jour et suivi des calendriers d'audiences, des dépôts et des clôtures, ainsi que le suivi des échéances
• Gestion des documents sur la plateforme
• Production de documents et présentations sous Excel, Word et PowerPoint
• Rédaction de correspondance en anglais et en français, destinée aux administrations, clients et interlocuteurs divers
• Gestion et tri des dossiers en cours, ainsi que l'archivage des dossiers clos (électronique dans IManage et physique)
• Coordination du recrutement des stagiaires selon les besoins (tenue du tableau de suivi des recrutements, tri des candidatures, organisation des entretiens, consolidation des retours, etc.)
• Soutien administratif transverse aux avocats dans le cadre d'activités de développement commercial, pro bono, enseignement et formations diverses
• Participation active à l'organisation des plannings de travail des équipes accompagnées (suivi des agendas, prises de rendez-vous, réservations de salles de réunion et prestations traiteur, organisation et coordination des déplacements en lien avec l'agence de voyage)
• Participation à l'organisation d'événements organisés au sein du bureau de Paris (internes et externes)

Compétences et qualités requises

• Expérience confirmée dans la gestion de dossiers de facturation complexes
• Expérience en qualité de secrétaire au sein d'un cabinet d'avocats dans un environnement international
• Maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et PowerPoint)
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à hiérarchiser les priorités et à respecter des délais courts dans un environnement exigeant
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, à l'écrit comme à l'oral

Rémunération

45K€ – 58K€ selon profil.