Office Manager:in am Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

Institut für Theoretische Informatik

Das Institut für Theoretische Informatik, Teil des Departements Informatik der ETH Zürich, sucht eine engagierte, organisierte und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams in einer vielseitigen administrativen Rolle.

In dieser Position unterstützen Sie unsere Professuren und Forschungsteams in allen administrativen Belangen und tragen entscheidend zu einem reibungslosen Institutsbetrieb bei. Während Sie an der Organisation unserer Lehrveranstaltungen und Prüfungen mitwirken, stellen Sie sicher, dass Studierende, Forschende und Lehrende bestmöglich unterstützt werden.

Aufgabengebiet

Ihr Aufgabengebiet umfasst folgende Schwerpunkte:

• Finanzen & Projekte: Unterstützung bei der Budgetplanung, Betreuung von Grund- und Drittmittelprojekten, Erstellung von Rechnungen sowie Ansprechperson für Spesen und Reisekosten.
• Personal & Administration: Organisation von Anstellungen und Austritten, Betreuung unserer Gäste und Beratung der Professuren und Forschungsteams.
• Lehre & Prüfungen: Koordination des Übungs- und Prüfungsbetriebs in Zusammenarbeit mit Dozierenden, inklusive Raumplanung und Materialorganisation.
• Organisation & Events: Planung und Durchführung von Gruppenmeetings, Workshops und Konferenzen sowie infrastrukturelle Aufgaben.
• Kommunikation: Pflege von Kommunikationskanälen wie Webseiten und Informationsbildschirmen, um Informationen effektiv zu vermitteln.

Ihr Profil

Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit und haben Erfahrung in einer ähnlichen Funktion. Idealerweise haben Sie auch Erfahrung im Hochschulumfeld.

Ihre Stärken umfassen:

• Eigenständigkeit, strukturiertes und zuverlässiges Arbeiten.
• Freude am Kontakt mit verschiedenen Menschen sowie ausgeprägte Dienstleistungsorientierung.
• Fähigkeit, bei vielfältigen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Offene und respektvolle Kommunikation.
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen, idealerweise auch SAP-Kenntnisse.
• Sichere Kommunikation in Deutsch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
• Interesse an einem dynamischen, internationalen und wissenschaftlichen Umfeld.

Wir bieten

Ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet mit flexiblen Arbeitszeiten und der Möglichkeit zur Teilzeitarbeit. Ihr Arbeitsplatz befindet sich im modernen Andreasturm, optimal gelegen am Bahnhof Zürich Oerlikon.

Zusätzlich profitieren Sie von attraktiven Anstellungsbedingungen, Vergünstigungen, einem breiten Sportangebot sowie Kinderbetreuung und Vorsorgeleistungen.

Gestalten Sie mit uns die Zukunft von Forschung und Lehre in einem engagierten, kollegialen und internationalen Team!