Secrétaire de direction – Cuisine de production

Mission Principale

Assurer le soutien administratif et organisationnel de la direction de la cuisine de production. Faciliter la coordination entre les équipes de production, les livreurs, le service commercial et les partenaires externes tout en garantissant le bon fonctionnement administratif et réglementaire de l’activité.

Responsabilités Principales

• Assistance de Direction
  • Gérer l’agenda de la direction (réunions, rendez-vous, visites clients ou partenaires).
  • Organiser les réunions internes (ordre du jour, rédaction des comptes rendus).
  • Gérer les priorités de la direction selon les urgences opérationnelles.
• Gestion Administrative Quotidienne
  • Assurer le traitement des courriers et des courriels.
  • Rédiger des documents administratifs (procès-verbaux, courriers, documents RH, rapports d’activités).
  • Gérer le classement des documents liés à la production (fiches techniques, traçabilité, contrôles qualité).
  • Préparer les documents de contrôle (HACCP, contrôles températures, fiches de nettoyage et autres).
• Suivi des Opérations de Production
  • Suivre les plannings du personnel de cuisine (absences, remplacements, horaires).
  • Gérer les feuilles de production et de livraison en lien avec les responsables de secteur.
  • Assurer la transmission fluide des informations entre la cuisine, la logistique et le service client.
  • Mettre à jour les bases de données internes : recettes, coûts matières, fournisseurs et autres.
• Support RH et Logistique
  • Participer à la gestion administrative du personnel : contrats, suivi des formations continue et d’hygiène.
  • Suivi administratif des commandes de matières premières et du matériel.

Compétences Requises

• Savoir-faire
  • Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook).
  • Capacité à gérer et organiser des documents de production (HACCP, traçabilité).
  • Bonne connaissance du fonctionnement d’une cuisine professionnelle ou d’une cuisine centrale.
  • Aisance avec les chiffres (calculs de coûts, suivis de stock ou de budgets).
• Savoir-être
  • Rigueur, fiabilité et sens du détail.
  • Autonomie, gestion des priorités, esprit d’équipe.
  • Discrétion professionnelle.
  • Réactivité et capacité à gérer l’imprévu.

Formation et Expérience

Diplôme en secrétariat, gestion administrative ou équivalent. Expérience dans le secteur de la restauration, l’agroalimentaire ou la logistique fortement appréciée. Connaissances des normes d’hygiène alimentaire (HACCP) souhaitées.