Secrétaire technique H/F)

Votre rôle au sein de l'équipe

Vous vivrez la « Dimension Humaine » avec passion, fibre entrepreneuriale et esprit d’équipe. La bienveillance, l’énergie du sourire et un engagement fort sont les maîtres mots pour vous accompagner à chaque étape de vos transitions professionnelles. Pour le compte d’un client, nous recherchons un profil capable d'assurer le lien entre la direction, les équipes de terrain, les clients et les fournisseurs.

Vos futures responsabilités

Vous serez au cœur de l’organisation quotidienne de l’entreprise. Vos missions principales incluront :

• L’accueil téléphonique, le traitement des courriels, le renseignement des clients et la transmission des demandes aux personnes concernées.
• La rédaction des courriers, offres, confirmations et différents documents administratifs.
• L’organisation et le classement des dossiers clients et chantiers, ainsi que l’archivage et la mise à jour des documents.
• La gestion du courrier entrant et sortant, la tenue à jour des bases de données et listes internes, et l’enregistrement des nouvelles demandes de clients.
• La préparation et l’ouverture des dossiers de chantier, le suivi administratif des travaux en cours, ainsi que l’organisation des rendez-vous et visites de chantier.
• La participation à la planification des équipes et des interventions, la coordination des informations entre les clients, la direction et les collaborateurs de terrain, et le suivi des délais et de l’avancement administratif des chantiers.
• La préparation des documents nécessaires aux équipes avant leur départ sur les chantiers et le traitement des rapports et bons de travail transmis par les collaborateurs.
• La préparation et la mise en forme des devis et offres, le suivi des offres envoyées aux clients, et l’établissement des confirmations de commande.
• La préparation des factures et situations de travaux, le contrôle des heures et prestations réalisées sur les chantiers, ainsi que la vérification des bons de livraison et factures fournisseurs.
• Le suivi des paiements et des factures ouvertes, la préparation des rappels de paiement et la transmission des documents nécessaires à la comptabilité.

Votre profil

Vous êtes issue d'une formation commerciale avec une expérience dans une société de la construction. Vous êtes une personne organisée, rigoureuse, autonome et polyvalente, capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et de définir les priorités. Vous avez un excellent sens de l’organisation et appréciez le travail dans un environnement dynamique. Vous savez faire preuve de réactivité face aux imprévus et trouvez rapidement des solutions adaptées. Vous êtes à l’aise dans les contacts avec les clients, fournisseurs et collaborateurs et possédez un bon esprit d’équipe. Vous maîtrisez les outils informatiques courants et avez de bonnes capacités rédactionnelles et administratives. Vous travaillez avec précision et assurez un suivi fiable des dossiers, des délais et des différentes demandes. Vous avez un intérêt pour le domaine du paysagisme, des aménagements extérieurs et de la construction. Une expérience dans un environnement technique, dans le bâtiment ou dans une entreprise paysagère constitue un atout.

Vos conditions

Vous intégrez une structure offrant des conditions de qualité, un esprit d’équipe et une stabilité du personnel. Vos tâches seront variées et votre plan de carrière assuré. Nous vous proposons une démarche de conseil sur-mesure en vous offrant une connaissance de l’entreprise, ses valeurs et principes.