Subcontracts Administrator

Verantwortung im Vertragsmanagement

Übernehmen Sie die zentrale Rolle in der Betreuung und Verwaltung von Subunternehmern über den gesamten Vertragszyklus hinweg. In dieser Funktion arbeiten Sie eng mit der Schweizer Projektorganisation sowie dem Hauptsitz in Istanbul zusammen, um die reibungslose Abwicklung geschäftskritischer Projekte sicherzustellen.

Ihre Hauptaufgaben und Verantwortlichkeiten

• Betreuung der zugewiesenen Subunternehmerverträge über den gesamten Zyklus – von der Erstellung über die Administration bis zum Abschluss – gemäss den internen Management-Prozessen.
• Abwicklung der Vertragsvergabe, inklusive Prüfung der Leistungsanforderungen, Erstellung von Bieterlisten, Zusammenstellung und Versand der Ausschreibungsunterlagen sowie Bearbeitung der Bieterkorrespondenz.
• Durchführung kaufmännischer und kombinierter Angebotsbewertungen sowie Präsentation von Vergabeempfehlungen an das Projektmanagement.
• Strukturierte und vollständige Pflege sämtlicher elektronischer Vertragsunterlagen sowie Überwachung der Korrespondenz und Dokumenteneinreichungen im unternehmensinternen Dokumentenmanagementsystem (EDMS).
• Sicherstellung, dass vor der Mobilisierung der Subunternehmer ausreichender Versicherungsschutz und die erforderlichen Leistungsgarantien vorliegen.
• Zusammenarbeit mit den Bereichen Construction, Engineering und Project Controls sowie Unterstützung und Schulung dieser Teams hinsichtlich Vertragsbestimmungen und Compliance-Anforderungen.
• Identifikation von Möglichkeiten für Kosteneinsparungen, Terminoptimierungen und die Vermeidung von Claims.
• Verwaltung von Vertragsänderungen, einschliesslich Unterstützung bei der Vorbereitung und Verhandlung sowie Bearbeitung von Change Notices und Variation Orders.
• Prüfung von technischen Anfragen und Tagesberichten im Hinblick auf mögliche kaufmännische bzw. vertragliche Auswirkungen.
• Koordination der Prüfung und Freigabe von Abschlags- und Fortschrittszahlungen sowie Prüfung der Zahlungsforderungen hinsichtlich ihrer vertraglichen Berechtigung.
• Ordnungsgemässer Abschluss der zugewiesenen Subunternehmerverträge gemäss den Projektvorgaben.

Erforderliche Kenntnisse und Qualifikationen

• 5–7+ Jahre Berufserfahrung in der Verwaltung von Subunternehmerverträgen und/oder im Beschaffungswesen.
• Erfahrung in grossen Bau- oder Infrastrukturprojekten; Erfahrung mit geschäftskritischen Projekten oder Rechenzentren ist von Vorteil.
• Fliessende Türkischkenntnisse sowie Englisch- oder Deutschkenntnisse.
• Fundierte Kenntnisse der Baubranche sowie der Erstellung, Verwaltung und Abwicklung von Subunternehmerverträgen.
• Erfahrung mit und sehr gute Kenntnisse des unternehmensinternen Dokumentenmanagementsystems (EDMS) von ENKA.
• Ausgeprägtes Verhandlungsgeschick, gutes kaufmännisches Verständnis und Erfahrung im Claim Management.
• Verständnis und Einhaltung angemessener Geschäftsethik und Compliance-Grundsätze.
• Proaktive Arbeitsweise, positive Einstellung sowie die Fähigkeit, weniger erfahrene Mitarbeitende anzuleiten.
• Internationale Berufserfahrung von Vorteil.