FM Admin Support Coordinator / Réceptionist 40% (m/f/d) - sur site

Apleona Suisse SA

Présente sur 14 sites en Suisse, Apleona Suisse SA propose à sa clientèle des prestations de haute qualité dans les domaines du Facility Management et de la gestion immobilière. Forts de notre expérience et de notre savoir-faire, nous sommes l'un des prestataires multiservices leaders du marché suisse.

À propos de nous

Le groupe Apleona emploie 40 000 personnes dans le monde entier, dans différents métiers du secteur immobilier.

Responsabilités

• En collaboration avec deux collègues, assurer la couverture des horaires d’ouverture de 07h30 à 18h00.
• Assurer le support administratif du responsable de site et des managers (soft & hard services, QHSE).
• Gérer le flux de factures (ELO), les offres, les commandes et la consolidation mensuelle.
• Coordonner et suivre les demandes du client avec l’équipe et les activités/projets (« work orders ») sur le campus.
• Suivre les tickets et anticiper les maintenances dans Navision (respect des délais et mises à jour des tableaux).
• Structurer l’archivage/Sharepoint pour l’ensemble des dossiers en rapport avec les activités/Services, notamment en cas d’audit.

Exigences

• Apprentissage professionnel achevé dans le domaine commercial ou formation similaire dans le domaine du front (ex., hôtellerie, vente).
• Au moins 3 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la réception.
• Excellentes connaissances du français, à l’oral et à l’écrit.
• Idéalement, très bonnes connaissances de l’allemand et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
• Personne communicative, aimant travailler en équipe et faisant preuve d'initiative.
• Orienté vers les objectifs et capable de gérer efficacement différentes situations et exigences.
• Méthode de travail professionnelle et axée sur les processus.
• Très bonne connaissance de MS-Office ; familiarisation rapide avec les systèmes informatiques spécifiques aux clients (systèmes ERP).
• Orienté client, bonnes manières, apparence soignée et assurance.
• Compétent et prévenant.
• Disponibilité à travailler sur site.

Ce que nous offrons

• Opportunités de développement personnel et professionnel.
• Un salaire équitable et conforme au marché.
• Écoute individuelle pour promouvoir vos compétences.
• Possibilité d'apporter vos propres idées.
• Esprit d’équipe valorisé.
• Relations mutuelles caractérisées par l’ouverture et la franchise.
• Cultiver une atmosphère de respect et d’estime.